Mission
La secrétaire polyvalente occupe un poste-clé au sein d’une entreprise, d’une collectivité ou d’un cabinet, en assurant un large éventail de tâches administratives, organisationnelles et parfois comptables. Elle est le véritable pivot du fonctionnement quotidien d’un service ou d’une structure, en gérant aussi bien la correspondance, l’accueil que le suivi administratif des dossiers. Ses missions couvrent la rédaction de documents, le traitement du courrier, l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs, la gestion des plannings ou encore le suivi de factures et de commandes. Elle peut également organiser des réunions, préparer des comptes rendus, mettre à jour des bases de données ou réaliser des tâches de pré-comptabilité selon les besoins. Polyvalente par définition, elle s’adapte à la nature de l’activité de son employeur et aux urgences quotidiennes.
Compétences et formations
Ce métier est généralement accessible avec un Bac Pro Gestion-Administration, un Bac STMG ou un BTS Support à l’action managériale, BTS Gestion de la PME ou encore un titre professionnel équivalent. Une formation en alternance permet également de se former efficacement en milieu professionnel. La secrétaire polyvalente doit maîtriser les outils informatiques, notamment les logiciels de bureautique comme Word, Excel ou PowerPoint. Elle doit avoir une bonne expression écrite et orale, faire preuve d’organisation, de réactivité et de discrétion. Sa capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à hiérarchiser les priorités et à anticiper les besoins de l’équipe est essentielle. Le sens du service, l’autonomie et le relationnel sont également des atouts indispensables dans ce métier.
Emploi
La secrétaire polyvalente peut travailler dans des secteurs très variés : TPE, PME, grandes entreprises, administrations, cabinets médicaux, établissements scolaires ou associations. Elle évolue dans un bureau, en lien direct avec les équipes internes, les clients, les prestataires et parfois les services comptables ou juridiques. Ses horaires sont généralement réguliers, mais une certaine flexibilité peut être demandée lors de pics d’activité. Ce poste constitue une excellente base pour évoluer vers des fonctions plus spécialisées comme assistante de direction, assistante commerciale ou responsable administrative. Sa polyvalence lui permet de s’adapter facilement aux évolutions des besoins de l’entreprise.
Profession associée
Agent de saisie H/F, Assistant administratif H/F, Assistant commercial H/F, Assistant comptable H/F, Assistant gestionnaire de paie H/F, Assistant(e) de direction H/F, Assistant(e) marketing H/F, Assistant(e) Ressources Humaines H/F, Chargé de clientèle H/F, Commercial(e) sédentaire H/F, Community Manager Junior H/F, Hôte/Hôtesse d’accueil H/F, Secrétaire médical(e) H/F, Téléconseiller / Téléopérateur H/F.
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